理系女子会社員の日記

しがないコロナ世代に入社した会社員の日常です。

定時に帰りたすぎるのでどうやったら仕事の密度を上げて早く仕事を終えれるか考えてみた

 こんにちは。

 タイトル通り、どうにか早く仕事を終えて帰れないかということについて自分の考えをまとめたので書きます。

 

 

とにかく定時に帰りたい

 最近復職したてなのでしばらくは100%定時帰りの生活を謳歌しているなうです。

 休職する前は想像もできなかった、毎日定時に帰る仕事をしていると、100%定時帰りの期間を終えてもどうにか定時に帰り続けたいなという気持ちになります。

 

 入社してしばらくは、残業代で毎月数万増える給料にテンションが上がったものですが、残業をしまくってから家に帰って寝るだけの生活をしていても感情が無くなっていくだけですよね。

 

 今思えば残業ってめちゃくちゃコスパが悪いですよね。

 人間の資産価値が今後稼ぐ額で決まるのであれば、身を削って残業しまくるよりも、体を大事にそこそこ給料もらいながら緩く副業とか投資とかして長生きするほうが良いのでは?という気分になります。

 

 最終的に今の環境じゃどうしようもなかったらどうにか定時に帰れる会社または職種に行くのもアリなのかもしれないけれど、

今回は環境を変えずに、どうにか今の高い給与水準環境を保ちながら定時に帰る方法はないかと考えました。

 

 とはいえやることをやらずに定時に帰ってしまうと自責の念に駆られそうなので、主に定時までの業務の密度を上げる方向性で考えてみました。

 

 大きく分けると、以下の3つが挙げられます。

①集中を保つ

②頭を使わない時間を減らす

③選択を減らす

④後輩指導の時間を減らす

 

 ④については、今は後輩がいないけど、今後後輩ができたり引き継ぎをすることがあったらこうしようという想像で書いてます。

 

①集中を保つ

 ここでは外部から集中を妨げられないようにしたり、自分自身の集中力を高める方法について考えてみました。

 集中を保った状態を長くできれば業務効率は向上が見込まれるし、一度集中が切れるとしばらくは元の集中レベルまでは戻れずにタイムロスをしてしまうはずなので、業務時間の密度を上げる上では集中を保つことは欠かせません。

 まずは簡単なものから挙げてみました。

 

視界に入るものを減らす

 パソコンの画面に集中して向かって仕事をしていても、机の上がごちゃごちゃとしていて視界に大量のものが入っていると、意識が分散されて集中が阻害されてしまいます。

 例えばデスクの上にちょっと前に食べたお菓子の袋とかちょっとしたごみが残っていると、視界に入るたびにふと「あ、あとで捨てなきゃ」と思ってしまいませんか?

 そう思ってしまった時点で集中がいったん途切れることになり、また一から集中を立て直さないといけません。

 

 そうならないためには、そもそもパソコン等に向かっているときに極力視界にモノを淹れないように努力しましょう。

 

 私の場合は、デスクは荒れているというほどではなかったのですが、私は何かと付箋にメモする癖があるため、業務中に気を付けるべきだと思うことは付箋に書いてパソコンやモニターに貼っていました。

 

 慣れないうちはそれでもいいのかもしれませんが、しばらくすると付箋は景色の一部と化してしまい、全く意味をなさなくなります。

 ちょっと先の予定なども、付箋に書くくらいであればアラームを設定しておいてその時まで忘れてしまう方が良いです。

 

 そんな付箋をふと見てしまうと、「あ~前こんなこと気をつけなきゃとか言われたな~」とか考えてしまい、業務への集中が解かれてしまいます。

 

急がない要件は極力メールかチャットでやりとりする

 急ぐ/急がないにかかわらずいちいち連絡を取るために電話をしようとする人っていますよね。(私の個人的な体感では30半ば以上の人はそういう人が多いような気がします)

 

 メールを打つのがまどろっこしいとか、電話して聞いた方が早いとか、個人個人で思う理由があるのかもしれませんが、自分の業務に向かって集中をしている時に「それメールでいいじゃん」と思える内容の電話をしてくるのはかなり邪魔です。

 

 電話をかけたがる人は自分のことしか考えておらず、相手の集中を邪魔してしまうということまで気が回っていないのでしょうか。

 

 そういう人を変えていくというのは短期的には無理があります。この人効率悪いなあとか思って直接批判してもあまりいい結果にはなりません。

 

 ということで、自分からの連絡は極力メールかチャットにして、話しかけられたり電話が来た場合は「すみません。今手が離せないのでメール入れといてください~」というスタンスにしようかと思います。

 

 そしてそれが浸透していくのを待つ。。。。。

 

 さらに、メールやチャットでやり取りをしておけば記録が残るので、言った言わない問題になったり、あれってどうだったっけ?って聞きなおしたりしなくて良いので、この方針は一石何鳥にもなるかなと思います。

 

②頭を使わない作業時間を減らす

 ガチガチに頭をフル回転させるべきということではなくて、業務中の無駄な作業を減らし、ちゃんと頭を使って考える、「仕事をしている」時間を最大化させるのが目的です。

 

ショートカットキー・ツールを使いこなす

 資料作成一つをとっても、単純な作業って多いですよね。エクセルのセルを編集するのにわざわざマウスを持って行ってダブルクリックをしたり、デスクトップ画面に戻るのに今開いているファイルを手動で最小化していったり。

 これらって全部ショートカットできるんですよね。最初のはF2キーだし、後者はWindows+Dキーです。

 

 ショートカットキーを知っているか知っていないかで作業効率はかなり変わります。究極はできるだけマウスを使わずに作業を行いたいですね。

 

 ショートカットキーを使わなくても手作業でやろうと思えばいろいろできるので、知らないまま放っておいている人が多いんじゃないでしょうか。

 不便なままでも慣れてしまえばその方が楽だからと、ついつい新しい方法を導入するのに躊躇してしまいますが、ちょっとした差も長い目で見れば大きな時間差になると信じて、一念発起、どうにか作業を楽に進めるツール・ショートカットキーはないか調べてみましょう。

 

 私の場合は最近、最小化「Ctrl+F9」、他の開いているファイルを選択する・アクティブにする「Alt+Tab」、ファイルを閉じる「Alt+F4」、名前を付けて保存「F12」を覚えて地味に楽だな~と感じています。

マクロに挑戦する

 マクロってめちゃくちゃ便利ですよね。会社に入るまでに磨いておくべきスキルは何かと聞かれたら確実にエクセル・マクロですね。(他の自動化ツールでも良いですが、あまりデジタル化が進んでいないような部署ではマクロでさえできる人が少ないです)

 

 データまとめなど、決まった列の決まった行を利用したり単純な作業を何度も繰り返し行う必要がある場合は絶対マクロを作ってしまった方が楽です。

 

 最初からマクロを作ろう!と構えるのは結構なハードルになってしまいますが、マクロには「マクロの記録」という超絶便利機能があるので、初心者はちょっとした作業を「マクロの記録」を利用してちょこちょこ使って慣れてみるのがいいと思います。

 

③選択を減らす

  人間の脳は一日に選択をできる回数が決まっているとか言いますね。

 仕事中はもちろん、仕事に行くまでの時間でもたくさんの選択があります。

 今日はどの服を着ようとか、朝何を食べようとか、仕事に間に合う電車は何本もあるけど今日はどのタイミングで家を出ようとか…

 これらに追加して仕事中に大量の選択をこなすのですから、仕事中に選択回数上限を迎える→残りの仕事の能率が落ちるとなっては困ります。

 

 というわけでどうにか不必要な選択は減らしたいものです。

 

決まったパターンの服を着る

 特別なこだわりを持っていないのであれば、毎日会社に行く服はパターンを決めておくと毎朝選ぶ必要が無くて楽です。

 

 私の場合は技術系の職種なので仕事中は私服ではありません。入社当初はキレイ目なOLみたいな服で毎日出社していましたが、通勤中のおしゃれなんて誰も見ないしいらないやーと思い立ってからはほぼパーカーです。おしゃれするメリットなんて特にありません。

 

毎朝同じものを食べる

 これも特別なこだわりが無いのであれば、毎日同じ朝食でいいかなと思っています。

 これは別に毎日適当なパンを食べれば良いということではなくて、いろんな種類の栄養があって手軽に用意できるいつもワンパターンの朝食でいいじゃんということです。

 

 私の場合はナッツ・トマト・ゆでたまご・ダークチョコレート・R-1・チーズ・キムチ・ローズヒップティー・豆乳・野菜ジュースです。

 まあまあいろいろ入ってるし楽ちんだしいいかなと。

 

毎日同じ時間に起きる

 毎日同じ時間に起きていれば同じ流れで毎朝過ごすことができるので、より効率的に選択を減らすことができます。

 

 とはいえ目覚めてから動き出すまでに時間がかかってしまう場合もあるので、私は目を覚ますために朝保冷剤をピタッと目に当ててます。解答してジェル状のものもそれなりに冷やっとするのですぐ目が覚めるので良いですよ。

 

プレゼン資料は決まった型をつくる

 プレゼンはどのような順序・構成で作成するか、どのような形でまとめスライドをつくるか、どの意味でどの色を使うか等、決まった型を作ったほうがいいです。

 

 私の仕事先ではテンプレの型があまり決まっていないのか、人によってそれぞれ異なっています。正直同じ部署では決まったパターンを固めて置いた方がみんな楽だと思いますが。。。

 

④後輩指導の時間を減らす

 時間を減らすと言っても単純に後輩を指導しないのではなくて、効率的に後輩を指導したい気持ちがあります。

 

 ちなみに後輩の指導は大事な業務ではありますが、日本のOJT教育(という名前の放置教育)の現場は未熟で、しかも教育する側も教育することで評価を得ることもないので、制度的には後輩指導を熱心にすることのメリットはありません。

 でも、もちろん今後チームワークで行う仕事を行う上では充実した後輩指導は必須です。後輩を育てる時間は評価に含めてくれないくせに、後輩が成長しないのは先輩のせいになるかもしれません。くそですね。

 

 というわけで、後輩をちゃんと指導して且つ時間を取らないよう、時間の密度を上げる方法を考えてみました。

 

後輩をフォローする時間を固定で設ける

 新人なんてなんもわからないものなので、質問したいことは大量にあるはずです。でもだからと言って質問したいときにその都度質問をしようとしても、タイミングが難しかったり、質問される側の集中を都度切らしてしまうので効率が良くありません。

 

 その対策としては例えば毎日何時から等と固定のフォロー時間を設けるのが良いと思います。フォロー時間が決まっていれば何が聞きたいのかを整理された状態で質問に答えることができますし、時間が決まっていればそれ以外の時間はそれぞれの業務に集中することができます。

 

質問をまとめてリスト化してもらう

  口頭で質問を受けるよりは、エクセル等に何かしらリスト化しておいてさらにその回答も並記しておくと良いです。

 そうしておくと過去の疑問点を再度質問されることも有りませんし、今後その新人が先輩となったときに後輩が疑問にであろうことを前もって思い出すこともできます。

 

 まとめ

 働くことによる給与所得が必要な以上仕方ありませんが、できる限り仕事に縛られる時間は減らしたいしどうにか早く帰る努力はしたいものです。では。